《协同空间 IP Space》是彼速信息公司研发的一款成熟、专业的知识产权代理业务及流程信息管理系统,结合了近千家国内外知识产权代理机构和律师事务所的优质业务管理经验,帮助提升知识产权代理机构和律师事务所的工作效率和知识产权业务服务水平。

 

小编整理了《新协同》特点和业务价值,以下有哪些是你不知道的呢:


1、更加贴合代理机构(事务所)业务多元化管理


  • 全面支持代理机构的专利业务,商标业务,版权业务、域名业务,法律及其他等多元化业务;

  • 多元化业务管理模块支持个性化配置,更好地贴合代理机构自身业务特点,支撑从申请业务、实审业务、年费、备案、变更、复审、诉讼等全部专利所设计的业务。

 

2、精准、全面的期限监控,满足不同业务,各个阶段工作提醒


  • 案件的期限计算和提醒更全面更精确。客户指令(要求)是代理机构办理业务过程中非常重要的信息;系统把客户指令结合期限任务提醒,根据客户指令和个案指令,在处理到案件相关阶段中,进行精准期限提醒;

  • 期限管控更加精准。系统可以不同业务流向(内内、内外、外内)等个性化建立不同国家地区的业务期限任务,通过提醒日期、内部期限、客户要求期限、官方期限(并由后三个期限自动推算最终绝限);

  • 更方便更及时的电子邮件期限任务提醒。从原有的只能通过软件中的期限监控,扩展到通过电子邮件进行期限任务提醒,并自动抄送相关人员。

 

3、完整文件链条管理,E-Mail结合业务管理,工作效率提升5倍以上


  • 强大的批量文件和电子邮件导入进入系统能力,助力工作效率大幅提升。代理机构业务交流过程中,目前阶段主要通过电子邮件的往来与客户进行沟通交流,原有的做法,下载邮件保存本地,再上传到系统,由于代理机构每天处理大量的案件,及案件邮件,形成全文档链条管理需要花费大量的时间,通过事务所经验计算,一个案件的文件处理时间大概为5-10分钟,《协同空间》中,采用批量拖拽方式,一次性批量的处理大量文件、电子邮件及附件进入到系统中,简单快捷,1-2分钟可以处理完成;

  • 简单快捷的电子邮件模板和自动撰写翻译能力,提升工作效率降低错误率。通过系统直接发送邮件,自动带入相关的附件,亦可通过本地直接上传,快速处理;例如:通知书转达函,通过系统发送邮件,系统可以根据自定义邮件模板,自动撰写邮件正文,及相应的通知书文件,效率高,信息准确;如果是国外客户,系统可以根据规则自动翻译英文,并在邮件附件中更改附件名称等;借助系统上述功能,仅转函工作效率在原有基础上提升5-10倍,并避免数据二次采集错误;

  • 可通过自定义邮件模板,撰写邮件自动带出数据,与客户、申请人、发明人、外所、案源人等进行高效沟通,快速完成答复客户、转函等工作。

 

4、更完善和个性化的财务管控能力,从个性化客户收费、账单到自动化官方电子缴费,结合客户账户与到款管理,提升效率和准确性


  • 客户管理过程中,不同客户个性化客户收费标准,系统自动产生相应收费,系统新配备账单模板工具,套用现有账单模板或制作新账单模板,自动生成账单;

  • 工时管理工具,在处理oa、诉讼等业务过程中按小时收费,自动生成收费账单;

  • 批量快速处理电子缴费清单,可根据申请人、本所或自动匹配,生成电子缴费清单,效率高,数据准确。

 

5、及时同步更新的官方专利、商标电子申请接口,安全、高效,避免信息二次采集错误


  • 系统中集成CPC编辑器,直接制作官方申请文件及中间文件,系统优化拆分保存、检验,提高效率;无需数据重复录入,减少差错可能;

  • 可批量、自动导入官方来文,文件自动解压成pdf文件;自动同步电子官文中的著录项目信息到系统中,减少人为录入,提高效率,避免数据录入错误,确保官方期限准确;

  • 全面对接商标局电子网报系统对接,完成商标网报,无需人员手动向网报系统填写信息,出现操作超时,或二次填报信息出错等问题,提高网报效率。

 

6、先进的系统框架设计和更强大的个性化配置能力,满足代理机构未来业务流程管控要求


  • 系统框架设计先进,可满足未来业务发展;

  • 系统端口优化,可在一次登录完成所有工作,避免端口切换;

  • 全面开放后台个性化配置,例如:专利年费调整,系统可以第一时间通过后台自行配置,调整后续年费处理与监控;

  • 任务直达工作台,快速展现任务工作,方便方便、易用。

 

7、国防安全级别数据管理机制,确保数据安全


  • 多家国防代理机构应用,引入国防管理机制加强数据安全;

  • 提供系统数据备份与还原 ,数据定时自动备份,遇到服务器损坏或其他问题;30分钟内完成新系统搭建;

  • 用户权限设和数据权限分离,确定相应人员处理相关信息,文件数据可加密管理,确保数据安全;

  • 详尽的操作日志,为系统追踪提供依据。

 

8、600家客户升级,丰富的实施培训经验,确保业务平稳安全切换










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